Klokkenluidersregeling

Inleiding

Van den Boogaard & Smulders Accountancy hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten. In dit kader is Van den Boogaard & Smulders Accountancy van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen.

Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

• Medewerker
  Alle aan Van den Boogaard & Smulders Accountancy verbonden personen.

• Externe derde
  Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon van buiten Van den Boogaard & Smulders Accountancy.

• Melder
  Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.Vertrouwenspersoon De persoon die door Van den Boogaard & Smulders Accountancy is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling.

• (Vermeende) onregelmatigheid
  Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Van den Boogaard & Smulders Accountancy en/of haar medewerkers in verband met:
  1. een (dreigend) strafbaar feit;
  2. een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten;
  3. een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
  4. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
  5. een (dreigende) schending van binnen Van den Boogaard & Smulders Accountancy geldende (gedrags)regels;
  6. overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon.

Melding

1. Een medewerker of een externe derde die van mening is dat sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
2. De melding kan bij voorkeur per e-mail naar vertrouwenspersoon worden verzonden.
3. Ook is het mogelijk om een brief te sturen t.a.v. vertrouwenspersoon.
4. Binnen vijf werkdagen week na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan melder. In deze bevestiging maakt de vertrouwenspersoon ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
5. Uiterlijk na vier weken bericht de vertrouwenspersoon aan melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verdere afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de vertrouwenspersoon dit aan de melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

Afhandeling

1. De vertrouwenspersoon informeert direct de directeur en de compliance officer van Van den Boogaard & Smulders Accountancy. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
2. Direct na ontvangst van de melding zal de compliance officer een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten.
3. De compliance officer rapporteert schriftelijk over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel te nemen maatregelen.
4. Indien directeur van het advies wil afwijken wordt dit besproken.

Vertrouwelijkheid en bescherming

1. De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding.
2. De melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
3. De directie garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van medewerker of op de carrièremogelijkheden van medewerker.
4. Indien melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt kan dit melder worden aangerekend.

Gemert, 1 juli 2010